Dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu: chìa khóa và trong GD Quốc tế

Contents

Dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu là quá trình chuyển đổi các tài liệu liên quan đến giao dịch và vận chuyển hàng hóa giữa các quốc gia từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác, đòi hỏi sự chính xác cao và am hiểu sâu sắc về ngôn ngữ chuyên môn. Xem thêm dịch thuật Hợp đồng kinh tế

dich-thuat-chung-tu-xuat-nhap-khau-ho-so-hai-quan

Dịch thuật chúng từ Xuất – Nhập khẩu chuẩn xác giúp làm thủ tục hải quan nhanh hơn

Dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu: chìa khóa “Vàng” trong giao dịch quốc tế 

Hoạt động Xuất – Nhập khẩu ngày càng đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế. Tầm quan trọng của việc dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu trở đóng vai trò then chốt trong các điểm mấu chốt trong giao dịch quốc tế như:

Tuân thủ các điều khoản Incoterm

Incoterm cần được tuân thủ trong quá trình dịch thuật hồ sơ Xuất - Nhập khẩu

Incoterm cần được tuân thủ trong quá trình dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu

Incoterms là một tập hợp các quy tắc quốc tế do phòng thương mại quốc tế (ICC) thiết lập, nhằm mục đích làm rõ các điều khoản thương mại giữa người bán và người mua trong giao dịch quốc tế. Sự rõ ràng và chính xác trong việc dịch thuật hồ sơ, đặc biệt là các điều khoản liên quan đến Incoterms, giúp đảm bảo rằng cả người bán và người mua đều hiểu rõ về quyền lợi và nghĩa vụ của mình, từ đó giảm thiểu rủi ro và tranh chấp.

Tăng tốc độ thông quan hàng hóa

Quy trình thông quan hàng hóa có thể trở nên phức tạp và mất thời gian nếu các hồ sơ không được chuẩn bị và dịch thuật một cách chính xác. Việc dịch thuật chính xác giúp cung cấp đầy đủ và rõ ràng tất cả thông tin cần thiết theo yêu cầu của hải quan, từ đó giúp tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu sự chậm trễ trong việc thông quan, tạo điều kiện cho hàng hóa được lưu thông nhanh chóng giữa các quốc gia.

Mở rộng cơ hội tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu

Một bản dịch chất lượng và chính xác giúp doanh nghiệp thể hiện được sự chuyên nghiệp và uy tín, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để họ tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu. Điều này không chỉ giúp mở rộng thị trường và cơ hội kinh doanh mà còn giúp doanh nghiệp tiếp cận với các nguồn lực, công nghệ và kiến thức mới, từ đó cải thiện khả năng cạnh tranh và tăng trưởng lâu dài.

Bộ hồ sơ cần dịch thuật thường bao gồm những gì?

Các loại tài liệu thường được yêu cầu dịch thuật trong quy trình Xuất – Nhập khẩu bao gồm:

Hợp Đồng Thương Mại (Sale contract)

 Bản hợp đồng giữa người bán và người mua, mô tả chi tiết các điều khoản và điều kiện của giao dịch, bao gồm giá cả, phương thức thanh toán, thời gian và điều kiện giao hàng, quy định về giải quyết tranh chấp, v.v.

Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice)

 Tài liệu cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch, bao gồm thông tin của người bán và người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, và các điều kiện thanh toán.

Bảng Kê Đóng Gói (Packing List )

Liệt kê chi tiết số lượng, mô tả và trọng lượng của hàng hóa trong mỗi bao bì, thùng hàng. Packing list là cần thiết cho quá trình kiểm tra hàng hóa và xác định cước phí vận chuyển.

Giấy Chứng Nhận Xuất Xứ (Certificate of Origin)

Chứng minh quốc gia xuất xứ của hàng hóa, quan trọng cho việc áp dụng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại.

Giấy Phép Xuất – Nhập khẩu

Các tài liệu cần thiết để được phép xuất hoặc nhập khẩu hàng hóa, bao gồm các giấy phép đặc biệt đối với hàng hóa cần kiểm soát như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, v.v.

Vân đơn: Bill of Lading (B/L) hoặc Air Waybill (AWB)

Tài liệu vận chuyển chứng nhận việc giao hàng và điều kiện vận chuyển hàng hóa qua đường biển hoặc hàng không.

Bảng Kê Chi Phí (Cost Statement)

 Cung cấp tổng quan về tất cả chi phí liên quan đến giao dịch, bao gồm giá hàng hóa, cước phí vận chuyển, bảo hiểm, và các chi phí khác.

Giấy Chứng Nhận Kiểm Định (Inspection Certificate)

3 Lưu ý quan trọng khi dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu

Đúng định dạng gốc

Việc giữ nguyên định dạng tài liệu gốc khi dịch thuật không chỉ giúp đảm bảo tính chính xác của thông tin mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp bạn. Một tài liệu được sắp xếp một cách logic, rõ ràng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình kiểm tra và phê duyệt của các cơ quan chức năng. Do đó, dịch vụ dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu cần phải có khả năng xử lý và chỉnh sửa tài liệu đa dạng, từ văn bản đến biểu đồ, bảng tính, đảm bảo mọi thông tin được giữ nguyên về mặt bố cục và định dạng.

Sử dụng đúng thuật ngữ chuyên ngành

Incoterms (international commercial terms – các điều kiện thương mại quốc tế) là một phần không thể thiếu trong hồ sơ Xuất – Nhập khẩu, định rõ trách nhiệm của người bán và người mua trong giao dịch quốc tế. Sự am hiểu và sử dụng chính xác các thuật ngữ Incoterms như fob, cif, exw,… Không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng mà còn góp phần vào việc tránh những hiểu lầm có thể dẫn đến tranh chấp sau này. Do đó, việc lựa chọn một đối tác dịch thuật có kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực Xuất – Nhập khẩu là cực kỳ quan trọng.

 Chính xác về nội dung

Tính chính xác của nội dung không chỉ liên quan đến việc dịch từ ngôn ngữ này sang ngôn ngữ khác mà còn bao gồm cả việc truyền đạt đúng thông điệp, giá trị, và ý nghĩa của tài liệu gốc. Một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra hiểu lầm lớn, thậm chí làm thay đổi bản chất của hợp đồng hoặc giao dịch. Đối với doanh nghiệp có liên quan đến Xuất – Nhập khẩu, việc chọn lựa dịch vụ dịch thuật chuyên nghiệp, uy tín, với đội ngũ dịch giả có chuyên môn cao và kinh nghiệm thực tế trong ngành sẽ là chìa khóa để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của hồ sơ Xuất – Nhập khẩu.

Những câu hỏi thường gặp

Giá dịch thuật Dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu được tính như thế nào?

Dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu/chứng từ Hải Quan CO, CQ, LC, BL sẽ được tính phí theo Trang gốc của hồ sơ

 Giá dịch thuật Dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu/chứng từ Hải Quan CO, CQ, LC, BL  2024 tại công ty dịch thuật chuyên nghiệp hiện tại đang áp dụng như sau

✅ Giá dịch tiếng Anh 🔴 60.000+ VND
✅ Giá dịch tiếng Trung 🔴 85.000+ VND 
✅ Giá dịch tiếng Hàn 🔴 95.000+ VND
✅ Giá dịch Nhật 🔴 96.000+ VND

Thời gian dịch thuật là bao lâu?

Thông thường, thời gian dịch thuật Dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu/chứng từ Hải Quan CO, CQ, LC, BL sẽ phụ thuộc vào khối lượng hồ sơ gốc của khách hàng. Thông thường với khoảng 100 trang chúng tôi có thể hoàn thành trong 1-2 ngày.

Thời gian bảo hành bản dịch là bao nhiêu lâu?

Chúng tôi cam kết bảo hành bản dịch trong vòng 6 tháng kể từ ngày bàn giao hồ sơ. Điều này có nghĩa là trong vòng 6 tháng, nếu quý khách có khiếu nại về dự án, chúng tôi sẽ vẫn có trách nhiệm hỗ trợ quý khách. Sau 6 tháng chúng tôi clear dữ liệu để đảm bảo an toàn thông tin

Hồ sơ cần công chứng tôi có thể gửi bản scan không?

Vâng, bạn có thể gửi bản scan qua email info@dichthuatchuyennghiep.com.vn hoặc qua Zalo để bộ phận dự án của chúng tôi kiểm tra hồ sơ và báo phí cụ thể

Bộ hồ sơ dịch thuật công chứng sẽ bao gồm 3 thành phần chính: bản dịch + lời chứng (của người dịch và công chứng viên) + bản sao hồ sơ gốc (bản sao in đen trắng).

Người dịch và công chứng viên sẽ ký xác nhận vào lời chứng, 01 dấu mộc (dấu đỏ) sẽ được đóng vào chử ký của công chứng viên ở phần lời chứng; toàn bộ hồ sơ sẽ được đóng dấu giáp lai (dấu khóa nội dung) ở tất cả các phần của bản dịch. Nếu bản dịch quá dày thì thông thường sẽ đóng 15 trang/ 1 giấu giáp lai, bản dịch sẽ đóng khóa nội dung cho đến khi toàn bộ hồ sơ đều được đóng giấu giáp lai.

Tôi muốn chỉnh sửa một số nội dung thì Công ty có hỗ trợ không?

Đối với các bản dịch nội dung: Chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách thay đổi các nội dung cho phù hợp. Nếu phần thay đổi không quá nhiều chúng tôi sẽ hỗ trợ miễn phí. Nếu khối lượng chỉnh sửa lớn sẽ tính phí theo khối lượng phát sinh

Đối với các bản dịch cần phải công chứng: Nội dung hồ sơ gốc như thế nào thì bản dịch phải tuân thủ theo đúng hồ sơ gốc như thế ấy. Chúng tôi không được phép chỉnh sửa bất kỳ nội dung gì ở bản dịch.

Tôi cần hỗ trợ dịch thuật Dịch thuật hồ sơ Xuất – Nhập khẩu/chứng từ Hải Quan CO, CQ, LC, BL nhanh thì làm như thế nào?

Để sử dụng dịch vụ của chúng tôi, quý khách hàng vui lòng thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Gọi điện đến Hotline: 0963.918.438  0947.688.883  để nghe tư vấn về dịch vụ

Bước 2: Gửi bản scan tài liệu (hoặc hình chụp chất lượng: không bị cong vênh giữa phần trên và phần dưới của tài liệu) theo các định dạng PDF, Word, JPG vào email info@dichthuatchuyennghiep.com.vn hoặc qua Zalo của một trong hai số Hotline ở trên.

Bước 3: Nhận báo giá dịch vụ từ bộ phận Sale của chúng tôi (người trả lời email sẽ nêu rõ tên và sdt của mình) qua email hoặc điện thoại hoặc Zalo: Bao gồm phí dịch, thời gian hoàn thành dự kiến, phương thức thanh toán, phương thức giao nhận hồ sơ

Bước 4: Xác nhận dịch vụ trên email (VD: tôi đồng ý dịch với thời gian và mức giá như trên, đề nghị công ty tiến hành làm) và cung cấp thông tin chuyển phát hồ sơ, hóa đơn VAT (nếu có)

Bước 5: Thanh toán phí tạm ứng dịch vụ 30% 50% giá trị đơn hàng

Bước 6: Nhận hồ sơ dịch và thanh toán phần phí dịch vụ hiện tại. Hiện nay chúng tôi đang chấp nhận thanh toán theo hình thức tiền mặt (tại CN văn phòng gần nhất), chuyển khoản, hoặc thanh toán khi nhận hồ sơ.

Quý khách hàng có dự án cần dịch thuật bất kỳ thời gian hay địa điểm nào, hãy liên hệ với Dịch thuật Chuyên Nghiệp để được phục vụ một cách tốt nhất

Dịch thuật Chuyên Nghiệp

Hotline: 0947.688.883   0963.918.438
Email: info@dichthuatchuyennghiep.com.vn